《新卒向け 業務効率化》アウトプットを維持しながら、10%の生産性を上げるためのちょっとしたコツ【2018年8月更新】

ビジネスパーソンが1営業日に行なう探し物やメールの処理時間

ビジネスパーソン(特に内勤)が一日に探し物をする時間やメールを処理する時間の平均値は下記の通りです。

・探し物→約1時間

・メール処理→約2時間

・合計約3時間

年間240営業日と考えると、そのうちの約4割である98営業日をメール処理と探し物だけで費やしているということになります。

これはあくまで目安の時間ですが、これをみてあなたはどう感じましたか?

業務効率のカギは稼働時間を増やし、密度を増やす

・付加価値を生み出す作業時間、稼働時間を増やし、密度を高める。

・会議や資料作成といった付加価値を生み出すために必要な作業時間を短縮する。

・探し物やメールの二度見、何も価値を生み出さない時間を無くす。

上記の3点を心掛けるだけで、業務効率は大幅に向上します。

特に、仕事を何らかの原因で何度も中断すると、その頻度だけ業務効率が落ちる事が分かっています。

まずはメール処理の時間を意識

まずは、PCやメールソフトなどを使いこなし、成果の質・量を意識してみましょう。

メール処理にかかる時間を1日2時間だとすると、その40%が読む時間、30%が書く時間、残りの30%が考える、探す、振り分ける時間に分ける事ができます。

 

仕事の目的はメール処理では有りませんから、やるべき仕事に集中できるよう、メール処理の回数や時間帯を決め、1日3〜5回で処理に出来るようになると理想的です。

効率的にメールをさばくためには、5分以内で処理できるメールはその場でやりきり、長くかかるメールはいつやるか決め、人の手を必要とする場合はその時間も考慮してスケジュールに落とします。

特にすぐに終わるメールは、その都度後回しにすることによる中断を防ぐ事ができ、メールを2度見する時間が減るので、効率的です。

タイピングは生産性に大きく影響を与える

タイピングスピードは1日の打ち込む文字数が多い程、効率に大きく影響を与えます。

もし、1日のメールの作成件数が20件で、1通の文字数が200字だと仮定すると、1日4,000字を入力している計算になります。

タイピングが速いと、メールを打つ時間だけでなく、その他資料を作成する時間も短くなります。

タイピングスピードが1日あたり15分違うだけで、年間で換算すると、10営業日近く生産性に差が生まれる事になります。

また、よく使う文は辞書に登録し、すぐに出てくるようにすると良いでしょう。

 

あり→ありがとうございます

まこ→誠にありがとうございます

 

また、よく使う操作はショートカットキーを覚えるのも有効です。

資料の整理

現在はペーパーレス化が進みつつ有りますが、

物理的な資料、パソコン上の書類共に、「探す作業」は意外と時間がかかる作業ですので、意識して自分自身が分かりやすい構成にしましょう。

よく使う順番に番号を振ったり、フォルダに日付を入れる事で、紛失するリスクが激減します。

まとめ

・稼働時間を増やし、その他の作業を減らす、あるいは無くす事で効率化アップ

・メールの処理はルールを決め、2度見を減らす事で業務時間が短縮される

・特にタイピング速度は、年間換算で他社と大きく差がつく

・よく使う言い回しは辞書で登録する

・よく使う動作はショートカットキーを覚える

・資料は紛失しないように工夫する

 

どれも小さいことの積み重ねですが、年単位で考えるとこれらを意識するだけで大幅に効率が上がりますので、是非意識してみて下さい。

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